POLITICA PRIVIND PROTECTIA SI PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Preambul

Prezenta Politica stabileste cadrul organizatoric privind prelucrarea si protectia datelor cu caracter personal.

Scopul Politicii este acela de a asigura nivelul constant ridicat al protectiei datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate, in cadrul Samurai Club

La baza adoptarii acestei Politici stau urmatoarele 6 principii:

    transparenta cu privire la gestionarea si utilizarea datelor cu caracter personal;
    limitarea procesarii datelor cu caracter personal la scopurile specificate, legitime;
    limitarea colectarii si stocarii datelor cu caracter personal la scopurile declarate;
    oferirea posibilitatii persoanelor vizate de a corecta sau solicita stergerea datelor cu caracter personal;
    limitarea stocarii datelor cu caracter personal doar la perioada necesara atingerii scopului declarat;
    asigurarea protectiei datelor cu caracter personal prin practici de securitate adecvate.

Datele cu caracter personal sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar pentru scopurile in care sunt prelucrate.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate astfel incat sa asigure in mod adecvat securitatea si confidentialitatea acestora, inclusiv in scopul prevenirii accesului neautorizat la acestea sau utilizarea neautorizata a datelor cu caracter personal si a echipamentului utilizat pentru prelucrare.

Prelucrarea este considerata legala in cazul in care este necesara in cadrul unui contract sau in vederea incheierii unui contract, in baza consimtamantului si/sau in vederea indeplinirii unei obligatii legale.

Samurai Club ia masurile necesare pentru asigurarea in permanenta a corectitudinii datelor cu caracter personal, iar acolo unde este necesar, pastrarea acestora in forma actualizata.

Samurai Club ia masurile necesare si pentru a se asigura ca datele incorecte sau incomplete sunt sterse sau corectate.

Datele cu caracter personal vor fi corespunzatoare, adecvate si neexcesive prin raportare la scopul pentru care au fost folosite.

Datele vor fi colectate numai in scopurile stabilite, bine definite si legitime, in baza unei solicitari relevante si sunt prelucrate numai conform acestor scopuri.

Datele cu caracter personal sunt pastrate intr-o forma care permite identificarea persoanelor vizate numai pe parcursul perioadei cat sunt necesare, in scopul pentru care acestea au fost colectate sau pentru care urmeaza a fi prelucrate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal de catre Samurai Club se bazeaza si pe interesul legitim de a proteja aceste date.

I. DEFINITII

"Date cu caracter personal" inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila ("persoana vizata"); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

"Consimtamant" al persoanei vizate inseamna orice manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc sa fie prelucrate;

"Destinatar" inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism careia (caruia) ii sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent daca este sau nu o parte terta. Cu toate acestea, autoritatile publice carora li se pot comunica date cu caracter personal in cadrul unei anumite anchete, in conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern, nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de catre autoritatile publice respective respecta Normele aplicabile in materie de protectie a datelor, in conformitate cu scopurile prelucrarii;

"Operator" inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci cand scopurile si mijloacele prelucrarii sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevazute in dreptul Uniunii sau in dreptul intern;

"Incalcarea securitatii datelor cu caracter personal" inseamna o incalcare a securitatii care duce, in mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea sau divulgarea neautorizata a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate intr-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;

 "Parte terta" inseamna o persoana fizica sau juridica, autoritate publica, agentie sau organism, altul decat persoana vizata, operatorul, persoana imputernicita de operator si persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei imputernicite de operator, sunt autorizate sa prelucreze date cu caracter personal;

"Prelucrare" inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea;

"Persoana imputernicita de operator" inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism, care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului;

"Partener comercial" inseamna orice societati comerciale, persoane fizice autorizate, intreprinderi familiale, intreprinderi individuale sau orice alte entitati, cu sau fara personalitate juridica, cu care Samurai Club intra in relatii de colaborare/parteneriat/conlucrare.

II. CATEGORII DE PERSOANE

Samurai Club prelucreaza datele cu caracter personal ale urmatoarelor categorii de persoane, in functie de scopul prevazut la art. IV:

    a) persoane fizice cu care Samurai Club intra in relatii de colaborare/parteneriat/conlucrare/comerciale (ex. clienti sau potentiali clienti);
    b) persoane fizice, reprezentanti ai partenerilor cu care Samurai Club intra in relatii de colaborare/parteneriat/conlucrare;
    c) orice persoana fizica care acceseaza site-ul Samurai Club, depune sau transmite o cerere/solicitare/lamurire/informare, cu privire la          produsele si           serviciile oferite/prestate sau cu privire la activitatea Samurai Club

III. DATE PRELUCRATE

Datele cu caracter personal care sunt prelucrate de Samurai Club includ, fara a se limita la: nume, prenume, cod numeric personal, sexul, adresa de domiciliu si/sau de corespondenta, adresa e-mail, telefon, fax, numarul, seria actului de identitate (ex. carte de identitate, pasaport, carte de rezidenta, permis de sedere etc), contul bancar/conturile bancare (ex: numarul de cont, moneda contului, banca la care este deschis contul etc.)

IV. SCOPUL PRELUCRARII

Samurai Club prelucreaza prin mijloace manuale si automatizate date cu caracter personal in scopul pregatirii si transmiterii ofertei, incheierii si executarii contractului, informarii cu privire la stadiul comenzii,  livrarii produselor comandate, intocmirii si emiterii documentelor fiscale, certificatului  de garantie, formularului de retur sau de service.

De asemenea, prelucreaza datele cu caracter personal in scopuri publicitare/marketing, cu privire la promovarea produselor, in scopul informarii privind promotiile si campaniile noastre, in scopul evaluarii produselor oferite, de urmarire si monitorizare a vanzarilor, in scopul de a raspunde eventualelor solicitari, cerinte, reclamatii, sau oricaror altor intrebari, fara a prejudicia drepturile si libertatile persoanelor vizate precum si confidentialitatea si securitatea datelor prelucrate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal, in alte scopuri decat scopurile pentru care datele cu caracter personal au fost initial colectate, este permisa doar atunci cand prelucrarea este compatibila cu scopurile respective, pentru care datele cu caracter personal au fost initial colectate.

In acest caz nu este necesar un temei juridic separat de cel pe baza caruia a fost permisa colectarea datelor cu caracter personal.

In situatia in care prelucrarea urmeaza sa fie realizata in numele Samurai Club, aceasta va recurge doar la persoane imputernicite care ofera garantii suficiente pentru punerea in aplicare a unor masuri tehnice si organizatorice adecvate, astfel incat prelucrarea sa respecte cerintele prevazute de legislatia in domeniu si sa asigure protectia drepturilor persoanei vizate.

V. DURATA/PERIOADA PRELUCRARII

Datele cu caracter personal sunt prelucrate avand in vedere raporturile de munca, relatiile de comert cu partenerii comerciali sau raporturile de drept societar.

Samurai Club  va prelucra si stoca datele cu caracter personal pe durata desfasurarii relatiilor de munca si dupa incheierea relatiilor, pe perioada necesara respectarii legislatii fiscale si contabile.

De asemenea, Samurai Club va prelucra datele cu caracter personal ale partenerilor comerciali persoane fizice, ale reprezentantilor partenerilor comerciali si ale avalistilor/fidejusorilor/girantilor pe perioada derularii si executarii contractului/conventiei, pe perioada derularii procedurilor judiciare sau extrajudiciare necesare recuperarii debitelor pe care Samurai Club  le are impotriva acestora, indiferent daca aceste proceduri sunt promovate de catre Samurai Club  sau de catre un tert,  precum si pe perioada necesara respectarii legislatiei fiscale si contabile.

VI. DESTINATARII

Este interzisa transmiterea datelor catre un tert, exceptand situatia in care persoana vizata isi exprima acordul in acest sens, in mod expres sau daca aceasta transmitere este necesara pentru indeplinirea unei solicitari contractuale cu privire la persoana vizata, in toate cazurile transmiterea datelor catre un tert fiind permisa in conformitate cu legislatia nationala.

Datele cu caracter personal pot fi comunicate/dezvaluite urmatorilor destinatari: persoana vizata, reprezentantul legal sau conventional al acesteia, personalul autorizat sa efectueze prelucrarea datelor sau managementul Samurai Club, persoana imputernicita de Samurai Club, partenerii contractuali ai Samurai Club, autoritati publice publice locale sau centrale, autoritati judecatoresti, executori judecatoresti sau oricarui organism national, societati bancare, societati de colectare a debitelor/recuperare a creantelor, cabinetele individuale sau societatile de avocati cu care Societatea colaboreaza, firme de curierat, furnizori de servicii de date (hosting, cloud etc).

VII. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Persoanele ale caror date cu caracter personal sunt prelucrate de catre Samurai Club  sunt  informate cu privire la scopurile, durata si perioada prelucrarii.

Samurai Club asigura persoanele ale caror date cu caracter personal sunt prelucrate ca va prelucra si va stoca aceste date cu respectarea legislatiei nationale sau europene privind protectia datelor cu caracter personal.

Totodata, Samurai Club va furniza, la cerere, informatii suplimentare persoanele ale caror date cu caracter personal sunt prelucrate, pentru a asigura o prelucrare echitabila si transparenta cu privire la drepturile pe care acestea le au, conform legislatiei nationale sau europene.

De asemenea, persoanele ale caror date cu caracter personal sunt preclurate vor fi  informate cu privire la riscurile, normele, garantiile si drepturile in materie de prelucrare a datelor cu caracter personal si cu privire la modul in care pot sa isi exercite drepturile in legatura cu prelucrarea.

 In cazul in care datele cu caracter personal referitoare la o persoana vizata sunt colectate de la aceasta, Samurai Club, in momentul obtinerii acestor date cu caracter personal, furnizeaza persoanei vizate urmatoarele informatii:

(a) identitatea si datele sale de contact si, dupa caz, ale reprezentantului acesteia;

(b) datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor, dupa caz;

(c) scopurile in care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum si temeiul juridic al prelucrarii;

(d) destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal.

In plus fata de informatiile mentionate in precedent, in momentul in care datele cu caracter personal sunt obtinute, Samurai Club furnizeaza persoanei vizate urmatoarele informatii, suplimentare, necesare pentru a asigura o prelucrare echitabila si transparenta:

(a) perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, daca acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili aceasta perioada;

(b) existenta dreptului de a solicita Samurai Club, in ceea ce priveste datele cu caracter personal referitoare la persoana vizata, accesul la acestea, rectificarea sau stergerea acestora sau restrictionarea prelucrarii sau a dreptului de a se opune prelucrarii, precum si a dreptului la portabilitatea datelor;

(c) existenta dreptului de a retrage consimtamantul in orice moment, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia, exprimat in conditiile prevazute de legislatia aplicabila in materie;

(d) dreptul de a depune o plangere in fata Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal cu sediul in Mun. Bucuresti, B-dul. G-ral. Gheorghe Magheru nr.  28-30, sector 1 si dreptul de a se adresa jutitiei;

(e) daca furnizarea de date cu caracter personal reprezinta o obligatie legala sau contractuala sau o obligatie necesara pentru incheierea unui contract, precum si daca persoana vizata este obligata sa furnizeze aceste date cu caracter personal si care sunt eventualele consecinte ale nerespectarii acestei obligatii.

In cazul in care datele cu caracter personal nu au fost obtinute de la persoana vizata, Samurai Club furnizeaza persoanei vizate urmatoarele informatii:

(a) identitatea si datele sale de contact si, dupa caz, ale reprezentantului acesteia;

(b) datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor, dupa caz;

(c) scopurile in care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum si temeiul juridic al prelucrarii;

(d) categoriile de date cu caracter personal vizate;

(e) destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal, dupa caz.

Pe langa informatiile mentionate in precedent, Samurai Club  furnizeaza persoanei vizate urmatoarele informatii necesare pentru a asigura o prelucrare echitabila si transparenta in ceea ce priveste persoana vizata:

(a) perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, daca acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili aceasta perioada;

(b)  existenta dreptului de a solicita Samurai Club, in ceea ce priveste datele cu caracter personal referitoare la persoana vizata, accesul la acestea, rectificarea sau stergerea acestora sau restrictionarea prelucrarii si a dreptului de a se opune prelucrarii, precum si a dreptului la portabilitatea datelor;

(c) existenta dreptului de a retrage consimtamantul in orice moment, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului inainte de retragerea acestuia, exprimat in conditiile prevazute Regulament;

(d) dreptul de a depune o plangere in fata Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal cu sediul in Mun. Bucuresti, B-dul. G-ral. Gheorghe Magheru nr.  28-30, sector 1 si dreptul de a se adresa justitiei;

(e) sursa din care provin datele cu caracter personal.

Samurai Club furnizeaza informatiile mentionate mai sus:

(a) intr-un termen rezonabil dupa obtinerea datelor cu caracter personal, dar nu mai mare de o luna, tinandu-se seama de circumstantele specifice in care sunt prelucrate datele cu caracter personal;

(b) daca datele cu caracter personal urmeaza sa fie utilizate pentru comunicarea cu persoana vizata, cel tarziu in momentul primei comunicari catre persoana vizata respectiva; sau

(c) daca se intentioneaza divulgarea datelor cu caracter personal catre un alt destinatar, cel mai tarziu la data la care acestea sunt divulgate pentru prima oara.

Persoana vizata are urmatoarele drepturi:

    Dreptul de a fi informat;
    Dreptul de acces;
    Dreptul de rectificare;
    Dreptul la stergerea datelor (de a fi uitat);
    Dreptul la restrictionarea prelucrarii;
    Dreptul la portabilitatea datelor;
    Dreptul la opozitie;
    Dreptul de a depune plangere la autoritatea de supraveghere;
    Dreptul de a se adresa justitiei.

VIII. MASURI PRIVIND ANGAJATII SI PERSOANELE CARE SUNT DESEMNATE SA PRELUCREZE SI SA STOCHEZE DATE CU CARCATER PERSONAL, PRECUM SI MASURI TEHNICE SI ORGANIZATIONALE PRIVIND PROTECTIA ACESTORA

Samurai Club va semna cu angajatii si imputernicitii sai, implicati/desemnati in indeplinirea activitatilor de prelucrare a datelor cu caracter personal, acorduri de confidentialitate privind datele cu caracter personal de care a luat cunostinta si privind respectarea proceselor interne implementate la nivelul societatii pentru protectia datelor cu caracter personal.

Persoanele autorizate vor prelucra datele cu caracter personal si le pot accesa exclusiv in legatura cu indeplinirea atributiilor de serviciu/obiectului contractului, iar datele cu caracter personal la care acestia au acces vor putea fi citite, copiate, modificate sau eliminate in timpul activitatilor de prelucrare sau utilizare sau dupa inregistrarea acestora, in baza acordului primit.

Samurai Club se va asigura, prin mijloace adecvate, asupra faptului ca, in cursul activitatii de prelucrare, al transmiterii electronice, al transportului sau al inregistrarii datelor cu caracter personal pe suport de date, acestea nu pot fi citite, copiate, modificate sau eliminate de catre persoane neautorizate.

Totodata, Samurai Club ia masuri pentru a verifica si stabili unde urmeaza a fi transmise datele cu caracter personal prin intermediul echipamentelor de transmisiuni de date.

De asemenea, Samurai Club ia masuri impotriva distrugerilor sau pierderilor accidentale a datelor cu caracter personal.

Datele personale prelucrare sunt considerate confidentiale.

In vederea respectarii principiului confidentialitatii datelor cu caracter personal, orice colectare, prelucrare sau utilizare neautorizata a acestor date de catre angajatii Samurai Club sau de catre persoanele care le prelucreaza in numele Samurai Club,  este interzisa.

Orice procesare de date efectuata de un angajat care nu a fost autorizat sa o indeplineasca, ca parte a indatoririlor sale legitime, este neautorizata.

Angajatii si persoanele imputernicite de Samurai Club au acces la date personale numai dupa cum este adecvat pentru tipul si scopul sarcinii de serviciu sau obiectului contractului incheiat.

In scopul respectarii prezentelor norme, conducerea societatii va adopta o Politica de confidentialitate si de securitate a prelucrarii datelor cu caracter personal si o Politica privin utilizarea platformelor de social media si a cookie-urilor.

Site-ul Samurai Club utilizeaza mai multe platforme de social media care sunt identificate prin logo (facebook, YouTube, etc.).

In calitate de operator al acestui site, Samurai Club nu are cunostinta de continutul datelor transmise catre aceste platforme sau despre modul in care sunt utilizate aceste date. Pentru mai multe informatii, trebuie consultata politica  lor de confidentialitate.

IX. OBLIGATII  IN CAZUL INCALCARII SECURITATII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

In cazul in care incalcarea securitatii datelor cu caracter personal este susceptibila sa genereze un risc ridicat pentru drepturile si libertatile persoanelor fizice, Samurai Club informeaza persoana vizata, fara intarzieri nejustificate, cu privire la aceasta incalcare.

Informarea persoanei vizate nu este necesara in cazul in care oricare dintre urmatoarele conditii este indeplinita:

(a) Samurai Club a implementat masuri de protectie tehnice si organizatorice adecvate, iar aceste masuri au fost aplicate in cazul datelor cu caracter personal afectate de incalcarea securitatii datelor cu caracter personal, in special masuri prin care se asigura ca datele cu caracter personal devin neinteligibile oricarei persoane care nu este autorizata sa le acceseze, cum ar fi criptarea;

(b) Samurai Club a luat masuri ulterioare prin care se asigura ca riscul ridicat pentru drepturile si libertatile persoanelor vizate nu mai este susceptibil sa se materializeze;

(c) Notificarea ar necesita un efort disproportionat. In aceasta situatie, se efectueaza o informare publica sau se ia o masura similara prin care persoanele vizate sunt informate intr-un mod la fel de eficace.

In cazul in care are loc o incalcare a securitatii datelor cu caracter personal, Samurai Club notifica acest fapt autoritatii de supraveghere competente, fara intarzieri nejustificate si, daca este posibil, in termen de cel mult 72 de ore de la data la care a luat cunostinta de aceasta, cu exceptia cazului in care este susceptibila sa genereze un risc pentru drepturile si libertatile persoanelor fizice. In cazul in care notificarea nu are loc in termen de 72 de ore, aceasta va fi insotita de o explicatie motivata din partea Samurai Club privind motivele intarzierii.

X. CONTACT

Opinia ta este importanta pentru noi – daca ai intrebari cu privire la Informarea privind prelucrarea datelor cu caracter personal ne poti trimite un e-mail la office@samuraiclub.ro